System do zarządzania szkołą policealną: co powinien obejmować
System do zarządzania szkołą policealną to jedno miejsce, w którym dyrektor widzi rekrutację, słuchaczy, grupy, nauczycieli, płatności i dokumenty. Nie chodzi o samą ewidencję. Chodzi o to, żeby na pytanie „ilu mamy słuchaczy w tym semestrze i kto zalega z czesnym” odpowiedź była po jednym kliknięciu. Poniżej opisujemy, co taki system powinien obejmować i jak to sprawdzić, zanim go kupisz.
Czym jest system do zarządzania szkołą policealną
To oprogramowanie, które prowadzi słuchacza przez cały cykl w szkole: od zapytania kandydata, przez zapisy i zajęcia, po płatności i dokumenty końcowe. Różni się od dziennika elektronicznego, który obsługuje głównie zajęcia i oceny. Różni się też od CRM-a, który powstał do obsługi klientów, a nie słuchaczy z semestrami, grupami i progami frekwencji.
Dlatego mówimy o SRM, czyli Student Relationship Management. Różnice opisujemy na podstronie SRM a CRM.
Osiem obszarów, które powinien obejmować
Poniższa tabela to lista kontrolna. Przy każdym obszarze jest pytanie, na które powinieneś umieć odpowiedzieć „tak” po obejrzeniu systemu.
Osiem obszarów, osiem pytań kontrolnych
- RekrutacjaCzy kandydat zgłasza się online, a Ty widzisz, na jakim jest etapie?Dyrektor, sekretariat
- Słuchacze i grupyCzy każdy słuchacz ma jedną kartotekę z kierunkiem, grupą i historią?Sekretariat
- KadraCzy nauczyciele są przypisani do grup i zajęć w systemie?Dyrektor, sekretariat
- KalendarzCzy zajęcia i zjazdy są w jednym kalendarzu, a system ostrzega, gdy sala jest zajęta?Wszyscy
- Dziennik i frekwencjaCzy nauczyciel wpisuje frekwencję, a słuchacz widzi swój wynik i wymagane minimum?Nauczyciel, słuchacz
- PłatnościCzy widzisz, które należności za dany miesiąc są opłacone, a które zaległe?Dyrektor, sekretariat
- DokumentyCzy zaświadczenia i inne dokumenty powstają z szablonów Twojej szkoły?Sekretariat
- Materiały i sprawdzianyCzy słuchacze mają materiały, sprawdziany online i czat w tym samym miejscu?Nauczyciel, słuchacz
Kto korzysta z systemu i po co
Kupuje dyrektor albo właściciel szkoły. Dla niego liczy się kontrola: ilu jest słuchaczy, ile wpłynęło, ile zalega.
Codziennie pracuje w nim jednak sekretariat, nauczyciele i słuchacze. Sekretariat obsługuje zapisy, kartoteki i dokumenty. Nauczyciel wpisuje tematy i frekwencję. Słuchacz loguje się i widzi swoją frekwencję, wynik w procentach i to, czy spełnia wymagane minimum.
Czy system się przyjmie, zależy w dużej mierze od tego, jak pracuje się w nim w sekretariacie.
Jak ocenić system przed zakupem: pięć pytań
- Czy cena jest publiczna? Jeśli zależy od liczby słuchaczy, możesz ją policzyć sam, zanim z kimkolwiek porozmawiasz.
- Czy możesz sam założyć konto i sprawdzić system? Konto próbne pokazuje więcej niż prezentacja.
- Kto przenosi dane? Zapytaj, co robi dostawca, a co szkoła, i w jakim formacie przekazujesz dane.
- Czy system zna specyfikę szkoły policealnej? Semestry, tryby dzienny, zaoczny i wieczorowy, zjazdy, próg frekwencji.
- Co widzi słuchacz po zalogowaniu? To pokazuje, czy system jest zrobiony także dla niego, a nie tylko dla dyrekcji.
Praktyczny test na 14 dni: poproś sekretariat, żeby wpisał jedną grupę i jedną ratę czesnego. Po tych dwóch zadaniach wiesz więcej niż po godzinnej prezentacji.
Najczęstsze pytania
Czym system do zarządzania szkołą różni się od dziennika elektronicznego?
Dziennik obsługuje zajęcia, oceny i frekwencję. System do zarządzania szkołą obejmuje też rekrutację, płatności i dokumenty, czyli to, co dzieje się poza lekcją.
Czy taki system jest tylko dla szkół policealnych?
ClassBase powstał dla szkół policealnych i akademii sportowych, bo mają podobny rytm pracy: grupy, semestry, zjazdy i płatności.
Ile kosztuje system do zarządzania szkołą policealną?
Cena w ClassBase zależy od liczby słuchaczy i jest dostępna publicznie na stronie. Możesz ją policzyć suwakiem bez rozmowy z handlowcem.
Czy można go przetestować?
Tak. Konto próbne trwa 14 dni i jest bezpłatne.
Sprawdź, jak to działa w Twojej szkole
Załóż konto próbne na 14 dni: app.classbase.pl. Wolisz zobaczyć system z kimś, kto go zna? Umów bezpłatne spotkanie online na 30 minut.
Chcesz przetestować to u siebie?
Załóż konto ClassBase i wypróbuj za darmo przez 14 dni, bez karty. Jeśli wolisz, pokażę Ci system na bezpłatnym, 30-minutowym spotkaniu online.