Czesne w szkole niepublicznej: jak kontrolować płatności słuchaczy

Czesne to pieniądze, o których dyrektor powinien w każdej chwili wiedzieć, ile wpłynęło, a ile zalega. Poniżej opisujemy, jak uporządkować płatności słuchaczy: od umowy, przez harmonogram rat, po listę zaległości.

Od czego zaczyna się kontrola czesnego

Wysokość czesnego i terminy płatności ustala szkoła w umowie ze słuchaczem. Kontrola płatności zaczyna się więc w momencie podpisania umowy. Jeśli rata, termin i kwota są zapisane w kartotece słuchacza, po miesiącu nie trzeba ich odtwarzać z papierowej umowy.

W umowie warto jednoznacznie określić:

• wysokość czesnego i liczbę rat,
• terminy płatności,
• konto, na które słuchacz wpłaca,
• zasady przy rezygnacji ze szkoły.

Harmonogram rat: jedna rata, jeden termin, jedna osoba

Dla każdego słuchacza powstaje harmonogram: lista rat z kwotą i terminem. Na tej liście każda rata ma status: opłacona albo zaległa.

Dzięki temu na koniec miesiąca nie porównujesz wyciągu z konta z listą słuchaczy. Sprawdzasz, które raty są zaległe.

Co dyrektor chce widzieć jednym spojrzeniem

W ClassBase na stronie głównej widzisz kafelek płatności za dany miesiąc: ile jest opłaconych i ile zaległych, razem z kwotami. Pod spodem jest lista słuchaczy z niezapłaconymi należnościami i kwotą przy każdym nazwisku.

To trzy liczby, które warto mieć pod ręką bez każdorazowego liczenia:

1. ile wpłynęło w tym miesiącu,
2. ile zalega,
3. kto zalega.

Zaległości: jak je prowadzić spokojnie i skutecznie

• Ustal jeden dzień w miesiącu, w którym sekretariat przegląda listę zaległości.
• Przygotuj krótki, uprzejmy szablon wiadomości dla słuchacza, który spóźnia się z ratą.
• Zapisuj ustalenia w kartotece słuchacza: kto, kiedy i na jaki termin się zobowiązał.
• Połącz informację o płatnościach z frekwencją, bo rozmowę ze słuchaczem lepiej odbyć wcześniej.

Pytania, które warto zadać przy wyborze systemu

1. Czy harmonogram rat powstaje przy zapisie słuchacza?
2. Czy widzę sumę opłaconych i zaległych należności za dany miesiąc?
3. Czy przy każdym słuchaczu widzę jego zaległości?
4. Czy płatności i frekwencja są w tym samym miejscu, w tej samej kartotece?

Najczęstsze pytania

Kto ustala wysokość czesnego w szkole niepublicznej?

Szkoła, w umowie ze słuchaczem. Dlatego umowa powinna jasno określać kwotę, raty i terminy.

Jak sprawdzić, kto zalega z czesnym?

Najszybciej na liście zaległości w systemie, gdzie przy każdym słuchaczu widnieje jego należność. Bez systemu trzeba porównywać wyciąg z konta z listą słuchaczy.

Czy płatności można powiązać z frekwencją?

W ClassBase płatności i frekwencja należą do tej samej kartoteki słuchacza, więc widzisz je razem.

Czy można sprawdzić, jak wygląda moduł płatności, zanim go kupię?

Tak, na koncie próbnym przez 14 dni.