CRM dla szkoły policealnej: kiedy wystarczy, a kiedy potrzebujesz systemu SRM

Wpisujesz w wyszukiwarkę „CRM dla szkoły” i dostajesz poradniki o segmentacji kontaktów, automatycznych mailach i lejkach sprzedaży. Wszystko to prawda. Tyle że szkoła policealna nie żyje z lejka. Żyje z frekwencji, dziennika, dotacji i słuchaczy, którzy dochodzą do końca nauki.

Poniżej sprawdzamy, co CRM robi dobrze, czego w szkole nie zobaczy i jak wygląda system zbudowany od początku dla szkół.

Co CRM robi dobrze

CRM zbiera kontakty w jednym miejscu, pamięta rozmowy, przypomina o telefonie i pozwala wysłać sekwencję wiadomości. Dla sprzedaży to bardzo dużo. W szkole sprawdza się przy rekrutacji: kandydat zostawia formularz, ktoś musi do niego zadzwonić, a potem umówić wizytę.

Problem w tym, że praca CRM-a kończy się w chwili, gdy kandydat podpisuje umowę. W szkole policealnej wtedy zaczyna się to, co najważniejsze.

Czego CRM nie widzi w szkole policealnej

• Frekwencji i progu. Od frekwencji w miesiącu zależy dotacja (zasady sprawdź dla swojej szkoły). Dyrektor powinien wiedzieć, kto jest tuż pod progiem, zanim miesiąc się skończy.
• Dziennika. Które zajęcia mają wpisaną obecność, a które nie, i którego nauczyciela to dotyczy.
• Dokumentów. Umowa o naukę powinna powstawać z danych słuchacza, które już są w systemie, a nie z przepisywania.
• Płatności. Zaległe czesne przy słuchaczu, a nie w osobnym arkuszu.
• Planu i sal. Konflikt w grafiku widać od razu, a nie pod drzwiami sali.

Da się to odtworzyć w uniwersalnym CRM: własne pola, własne obiekty, integracje. Ale ktoś musi to zaprojektować, zbudować i utrzymywać. Za to szkoła płaci czasem i pieniędzmi.

Sześć pytań, które warto zadać przed wyborem CRM dla szkoły

W poradnikach o CRM dla firm edukacyjnych często brakuje odpowiedzi na te pytania. Zadaj je każdemu dostawcy, także nam.

1. Ile kosztuje całość? Licencja to początek. Do tego dochodzą wdrożenie, integracje i szkolenia. Poproś o sumę na rok dla swojej liczby słuchaczy.
2. Kto to buduje i utrzymuje po wdrożeniu? Jeśli konfiguracja wymaga zewnętrznego partnera, każda zmiana to kolejne zlecenie.
3. Gdzie są dane słuchaczy i kto ma do nich dostęp? Dla szkoły to nie dodatek. Zapytaj o umowę powierzenia przetwarzania danych i o to, gdzie dane są przechowywane.
4. Ile czasu zajmie konfiguracja? Zanim system zacznie pracować dla szkoły, trzeba ustalić pola, etapy i uprawnienia.
5. Na jakim wskaźniku zobaczę efekt? „Zwiększy efektywność” to nie wskaźnik. Dobry wskaźnik to na przykład liczba słuchaczy poniżej progu frekwencji albo liczba kandydatów, do których nikt nie zadzwonił.
6. Czy wystarczy mi prostsze narzędzie? Uczciwy dostawca powie, kiedy nie potrzebujesz jego produktu.

CRM dla szkoły to SRM

SRM to Student Relationship Management. Słuchacz jest w nim w centrum przez cały cykl: kandydat, słuchacz, absolwent. Nie jest to CRM z dopisanymi kilkoma polami. To system, w którym frekwencja, dziennik, dokumenty, płatności i plan są rdzeniem, a nie dodatkiem.

Jak to wygląda w ClassBase

Pulpit „Na dziś”. Dyrektor widzi, ilu słuchaczy spełnia próg frekwencji, kto może go nie spełnić i ile jest zaległego czesnego. Z poziomu pulpitu zakłada zadanie jednym kliknięciem: tytuł i opis uzupełniają się same, a słuchacz dostaje powiadomienie, że bez obecności nie spełni progu. Sekretariat dostaje zadanie i sam decyduje, co z nim zrobić.

Rekrutacja. Zgłoszenie z formularza trafia do lejka. Szkoła sama ustawia etapy, a sekretariat widzi, na jakim etapie jest każdy kandydat i komu trzeba zadzwonić.

Dokumenty. Wybierasz słuchacza i szablon, a umowa jest gotowa. Dane już są w systemie.

Plan i sale. System ostrzega o konflikcie, zanim zajęcia trafią do planu.

Słuchacz. Ma własny widok: frekwencję i próg, plan zajęć i płatności.

Wszystko w jednym miejscu: od rekrutacji i słuchaczy po finanse i dokumenty.

Kiedy CRM wystarczy

Jeśli szkoła głównie sprzedaje kursy, nie prowadzi dziennika ani nie rozlicza dotacji od frekwencji, uniwersalny CRM może wystarczyć. Gdy jednak o być albo nie być miesiąca decyduje frekwencja, a umowy, płatności i plan prowadzisz osobno, system SRM da Ci większą kontrolę przy mniejszej liczbie administracyjnych zadań.

Jak sprawdzić to u siebie

Najprościej zobaczyć system na własnym przykładzie. Konto próbne trwa 14 dni, a my chętnie przejdziemy z Tobą przez ClassBase na przykładzie Twojej szkoły: 30 minut online.

FAQ

Czy CRM i SRM to to samo?

Nie. CRM porządkuje kontakty i sprzedaż. SRM prowadzi słuchacza przez cały cykl w szkole: od zgłoszenia, przez frekwencję i dokumenty, po płatności.

Czy szkoła policealna może używać zwykłego CRM?

Może, ale frekwencję, dziennik i dokumenty będzie musiała zbudować lub utrzymywać osobno. Warto policzyć koszt całości, nie samej licencji.

Ile kosztuje system dla szkoły policealnej?

Zależy od liczby słuchaczy. Cennik ClassBase jest jawny na stronie, więc możesz policzyć koszt dla swojej szkoły bez rozmowy z handlowcem.