Plan zajęć w szkole policealnej: jak układać grafik bez kolizji

Plan zajęć w szkole policealnej układa się trudniej niż w szkole dla młodzieży. Słuchacze często łączą naukę z pracą, część grup uczy się wieczorami, część na zjazdach weekendowych, a wykładowcy bywają na etacie gdzie indziej i mają dla szkoły tylko określone dni. Gdy plan żyje w arkuszu kalkulacyjnym i w głowie jednej osoby z sekretariatu, każda zmiana to ryzyko, że dwie grupy trafią do tej samej sali albo wykładowca będzie miał zajęcia w dwóch miejscach naraz.

Z czego składa się plan zajęć

Każdy wpis w planie to cztery elementy, które muszą się zgadzać jednocześnie:

• Grupa. Kto ma zajęcia i ilu słuchaczy liczy grupa.
• Wykładowca. Kto prowadzi zajęcia i czy w tym samym czasie nie prowadzi innych.
• Sala. Czy jest wolna, czy pomieści grupę i czy nadaje się do danego rodzaju zajęć, na przykład jako pracownia.
• Termin. Dzień, godzina i długość zajęć, z uwzględnieniem zjazdów i dni wolnych.

Kolizja to sytuacja, w której którykolwiek z tych elementów jest przypisany do dwóch zajęć w tym samym czasie.

Jakie kolizje trzeba wyłapać

• Sala zajęta dwa razy. Taki błąd wychodzi zwykle dopiero w dniu zajęć, gdy dwie grupy stoją pod tymi samymi drzwiami.
• Wykładowca w dwóch grupach. Pojawia się przy zastępstwach i przesunięciach, kiedy ktoś zmienia termin jednych zajęć i nie sprawdza reszty planu.
• Zmiana terminu bez informacji. Plan jest poprawny, ale grupa o nim nie wie i część słuchaczy przychodzi na starą godzinę.
• Przeładowany dzień zjazdu. Dużo godzin jednego dnia, bez przerw i bez wolnych sal na zajęcia, które się przesunęły.

Jak układać plan krok po kroku

1. Zacznij od stałych: terminy zjazdów albo dni zajęć dla każdej grupy na cały semestr.
2. Przypisz wykładowców do przedmiotów i grup, zanim wybierzesz sale. Dostępność ludzi zwykle ogranicza plan bardziej niż liczba sal.
3. Dobierz sale do liczebności grupy i rodzaju zajęć.
4. Sprawdź kolizje dla sal, wykładowców i grup w całym semestrze, a nie tylko w pierwszym tygodniu.
5. Opublikuj plan w jednym miejscu i jasno wskaż, że tylko ta wersja obowiązuje.
6. Każdą późniejszą zmianę wprowadzaj w tym samym miejscu i od razu informuj grupę.

Zmiana w planie dotyka też frekwencji

Gdy zajęcia się przesuwają, zmienia się również to, co wykładowca potem odnotowuje na liście obecności. Jeśli plan i lista są w dwóch różnych narzędziach, ktoś musi je ręcznie zgrywać, a każde ręczne przepisywanie to kolejne miejsce na pomyłkę. Więcej o tym, jak liczyć i pilnować obecności, znajdziesz w artykule o frekwencji słuchaczy w szkole policealnej.

Co dyrektor powinien widzieć w planie

Dyrektor nie musi układać grafiku, ale powinien umieć w kilka sekund odpowiedzieć na trzy pytania:

• Które sale są jutro wolne?
• Ile godzin w tym tygodniu prowadzi każdy wykładowca?
• Czy wszystkie grupy wiedzą o zmianie terminu?

Jeśli odpowiedź wymaga telefonu do sekretariatu, plan jest poza Twoją kontrolą, nawet jeśli sam jest poprawny.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu do planu zajęć

• Czy system ostrzega o zajętej sali, zanim zapiszesz zajęcia, a nie po fakcie.
• Czy wykładowcy i słuchacze widzą aktualny plan bez pytania sekretariatu.
• Czy plan jest powiązany z frekwencją, żeby zmiana terminu nie wymagała dwóch osobnych poprawek.
• Czy zmiany w planie zostają w historii i widać, kto je wprowadził.

W ClassBase, systemie SRM dla szkół policealnych, przy dodawaniu zajęć od razu pojawia się komunikat, gdy wybrana sala jest już zajęta. Dzięki temu kolizję widzisz w momencie planowania, a nie w dniu zajęć.